Responsable du secteur administratif et financier F/H

Missions

Sous la responsabilité hiérarchique directe du chef de service, vous avez pour missions :

• Animer et encadrer une équipe de 6 agents (4 gestionnaires technico-administratifs et 2 gestionnaires technico-financiers) ;
• Mettre en place des outils et indicateurs de suivi et de management de l’activité du secteur
• Garantir la collecte et l’actualisation les tableaux de bords de suivi financiers des opérations
• Veiller à la circulation de l’information et au respect des procédures communes nécessaires au maintien de la cohérence du service, sur les aspects administratifs et financiers ;
• Etre le référent Comptable et budgétaire du service et auprès de la Direction
• Participer à la préparation budgétaire et au suivi et à l’exécution des crédits
• Assurer l'encadrement et l'évaluation du travail des agents du secteur
• Fixer les objectifs de travail et les moyens de les atteindre
• Définir les missions et objectifs prioritaires 
• Mettre en place des outils et indicateurs de suivi et de management de l'activité du secteur 

1/MANAGEMENT ET COORDINATION DE L’ACTION DU SECTEUR : 

-          Assurer l’encadrement et l’évaluation du travail des agents du secteur

-          Fixer les objectifs de travail et les moyens de les atteindre

-          Définir les missions et objectifs prioritaires

-          Met en place des outils et indicateurs de suivi et de management de l’activité du secteur

-          Organiser et animer les réunions de secteur

-          Procède à des évaluations régulières de l’organisation du secteur

-          Organiser et valider les congés

Participer et/ou animer des groupes de travail transversaux

2/ ASSISTANCE ADMINISTRATIVE et RH :

-          Être le référent Administratif et RH du service auprès de la Direction

-          Gérer les appels téléphoniques et l’agenda du chef de service et de l’ensemble des responsables de secteur

-          Référent ELISE (logiciel de gestion du courrier) : suivi de l’ensemble des courriers entrants et sortants du service via Elise et de leur gestion en lien avec la direction et la DG le cas échéant

-          Faire appliquer la charte graphique du département

-          Vérifier la forme et la rédaction des courriers transmis pour signature à la hiérarchie

-          Gestion des fiches RGP (revue des grands projets) : collecte informations, rédaction et transmission

-          Préparer et participer à différentes réunions et rédiger les comptes rendus

-          Élaborer et suivre le planning des absences de l’ensemble des agents du service (congés, formations, absences diverses…)

-          Être le responsable Gestor / Chrono time pour l’ensemble du service

-          Coordonner l’archivage des documents du service en fonction du plan de gestion de la Direction des Bâtiments

-          Assurer la diffusion d’informations RH (formations, avancements, promotions internes.)

-          Saisir les notations sur le logiciel "Astre" et en assurer le suivi et la transmission à la DRH

-          Être le référent sur les aspects logistiques du service (véhicule, mobilier, déménagement, informatique…)

Gérer les fournitures : recenser, commander, réceptionner et distribuer les commandes

3/ ASSISTANCE COMPTABLE et budgétaire :

-          Être le référent Comptable et budgétaire du service et auprès de la Direction

-          Garantir la collecte et l’actualisation les tableaux de bords de suivi financiers des opérations

-          Référent au sein du service sur l’utilisation des fiches financières des opérations

-          Préparer les documents de présentation du budget du service investissement et fonctionnement en collaboration avec les responsables de secteur et le chef de service

-          Participer au suivi des ordres de service et des factures dans GiP

-          Garantir le suivi de la facturation.

-          Assurer la bonne exécution des crédits, conjointement avec les « responsables de secteur »

4/ ASSISTANCE EN COMMUNICATION :

-          Superviser et/ou élaborer des documents de concertation/communication (présentation de projets en lien avec les « responsables de secteur », rapport d’activité…)

-          Gérer la « photothèque »

Être la correspondante Val Info et intranet permettant la mise à jour des informations